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第37回会議室の席次とマナー

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「出入口、机と椅子の配置、議長席の位置」で判断する

ほとんどの病院に会議室が設けられていると思います。これまで、車内やエレベーターなどの上座・下座について考えてきましたが、会議室にも上座・下座があります。会議に出席するとき、どの席に座ればいいのかわからなくて適当に座ったらそこが上座だった、ということにならないように、会議室の席次についても基本を身につけておきましょう。

上座の中にも順位があります。見分けるポイントは3つ。出入口、机と椅子の配置、そして議長席の位置です。部屋の作りや配置によって上座・下座が変わるため、いつでも迷わず着席できるよう理解を深めておくことが大切です。

1.出入口
会議室の席次の基本は「出入口から遠い席が上座」「出入口に近い方が下座」です。実際に座ってみると、出入口に近い席は人の出入りが多く、外(廊下)の音も漏れ聞こえて落ち着かない席だとわかります。着いた順番に好きな席に座るのではなく、「居心地のいい席に目上の方をお通しする」という基本ルールをしっかり身につけましょう。

2.議長席(進行役の席)
一般的に、議長席は入口から遠く全体を見渡せる位置になり、一番良い席になります。参加者の席次については議長席を中心に考え、議長席に近いほど上座になり、入口から遠い方がより上座です。

3.机と椅子の配置
机の配置にもいくつかのパターンがあります。

◆ロの字型
テーブルをロの字の形に配置する場合、一番奥の正面が議長席で固定となります。議長席が1番目、議長席の両側のうち、入口から遠い方が2番目、その向かい側が3番目、2番目の隣が4番目、その向かいが5番目、以降6、7…という順番になります。出入口に一番近い席が下座です。

◆コの字型
会議室の奥と脇の3面にテーブルを並べて「コ」の形に配置する場合、議長席が一番上座であることは口の字型と同じですが、議長席の並びにも他の人が座る点がロの字型と異なる点です。右上位の国際儀礼(プロトコル)を用いると、2番目の上座は議長席に座った人から見て右側です。右と左を間違えないように気をつけましょう。3番目の上座は議長席の左側になり、4番目は2番目の隣、5番目は3番目の隣…と議長に近い席から、左右交互に上座になります。

◆円卓の場合
円卓でも、出入口から遠い正面の席が上座、1番目の上座に近い席から右左交互に2番目、3番目……となります。ロの字型、コの字型と同じように、「出入口に一番遠い席が上座」「議長・進行役の右側が上座」というルールを当てはめて考えれば迷うこともなくなります。

以上の3点から上座・下座を判断しますが、他にも注意するポイントがあります。たとえば、スクリーンやホワイトボードを使用する会議では、スクリーン等がよく見える場所が上座となります。通常、出入口から遠いもっとも奥の席が上座となりますが、入口に近い位置にスクリーンがあれば、スクリーンに近い席が上座です。
席順を間違えたとしても、一度は許してもらえるものです。独自ルールもありますので、分からないときは、素直に上司や先輩に尋ねる。そして、同じミスを繰り返さないよう基本の考え方をしっかり覚えましょう。

会議の前後も「おもてなしの心」で

会議室のマナーでは、席次を知っておくことももちろん大切ですが、準備から後片付けまでの心配りが「目上の人や周囲に対する敬意やおもてなしの心」を伝えることにつながります。
まず、早めに会議室に入って準備を手伝いましょう。時間ギリギリに会議室に入るのでは遅すぎますし、上司より後に入室するのはやめましょう。余裕をもって早めに入り上司を出迎えるくらいの余裕を持ちたいものです。
早めに入ったら、テーブルや椅子の準備を手伝いましょう。あらかじめ配布する資料等があれば、人数を確認して座席に用意しておきます。会議中に資料等を配る場合は、上座の人から順に配布します。
会議室を出る際のマナーも覚えておきましょう。一般的には会議室からの退出も目上の人が先、目下の人などは最後に退出します。出入口が狭い、参加人数が多い、奥の席の人が退出しづらいレイアウトなどの場合は、出入口に近い人から順に退出するケースもあります。進行役の指示に従い、臨機応変に判断しましょう。
テーブルや椅子の原状復帰、スクリーンやマイクの片付けなど、終了後の作業も多岐にわたります。我先にと退出するのではなく、後片付けも率先して手伝うことで、気持ちよく会議を終えることができます。

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村尾 孝子(むらお たかこ)

薬剤師、医療接遇コミュニケーションコンサルタント。
株式会社スマイル・ガーデン代表取締役。
薬剤師として総合病院薬剤部、漢方調剤薬局、調剤薬局で20年以上にわたり調剤、患者応対を経験。管理薬剤師として社員の人材育成に注力する。
現在は医療現場経験を活かし、医療接遇コミュニケーションコンサルタントとして活躍中。

マイナビ薬剤師・連載コラムが書籍化された、
「患者さん対応のプロをめざす! 『選ばれる薬剤師』の接遇・マナー」が
2017年7月19日 同文舘出版より発売。

株式会社スマイル・ガーデン : http://smile-garden.jp/
ブログ「いつもワクワク Always Smiling!」: http://smilegrdn.exblog.jp/


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