部署異動における挨拶・引き継ぎマナーとは？心構えと新しい職場に馴染むコツ【第48回】

公開日：2020.09.30　更新日：2023.05.09

文：村尾 孝子
薬剤師／医療接遇コミュニケーションコンサルタント

一般企業では、年度末や期末には人事異動がつきものです。セラピストの皆さんも、グループ内での部署異動や自己都合の退職・転職といった機会があるかもしれません。

「立つ鳥跡を濁さず」と言いますが、今回は部署異動の際に気を付けたいマナーと心構えについてお伝えします。

部署異動のマナー①後任者への引き継ぎ

異動の内示が出たら、後任者に引き継ぎをします。引き継ぎのタイミングは、異動や転勤の告知の前後いずれがいいかなど、上司の指示を仰ぎましょう。

業務の流れを1日、1週間、1カ月単位で注意点とともにまとめた引き継ぎ書や担当者名簿等を作ったり、後任者がわからなくなった時、いつでも相談できる体制を整えたり、書類フォルダに仕分けや見方のメモを添えたりすれば、後任も安心して引き継ぐことができます。

後任者と一緒に仕事をする時間を設けると、さらに円滑な引き継ぎになります。

部署異動のマナー②お世話になった人への挨拶

同じ部署だけでなく、委員会等で一緒に活動した他部署の上司やスタッフ、お世話になった人々へ異動の挨拶をします。異動を知った患者さんが「次の人は大丈夫なのか？」といった不安を感じることも少なくないため、担当している患者さんにも挨拶しましょう。

後任者とともに挨拶すると、患者さんの不安を少しでも軽くすることができ、後任者も安心してスムーズに引き継げます。

直接出向くのが難しい場合はやむを得ず電話やメールで挨拶しても構いません。特にお世話になった人には、異動等の周知次第、一報を入れることで、人間関係をよりよくすることにつながります。

異動の内示や発令後に次の職場の上司に挨拶をする場合も、直接出向くか電話するのが基本。挨拶では、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを丁寧に伝えます。大切な人ヘは手書きの挨拶状を送ると、感謝の気持ちがより一層伝わります。

部署異動のマナー③身の回りの整理整頓

使っていた机やロッカーを整理整頓します。たとえ汚れが目立たなくても雑巾がけをして丁寧に掃除しましょう。使っていた仕事道具・書類等を後任者に引き継ぐ場合も、汚れやホコリをきれいに取り除いて整理整頓するのがマナーです。

部署異動のマナー④送別会やミーティングでの別れの挨拶は手短かに

職場を離れる日が近づくと、ミーティング等で挨拶を求められることもあると思います。職場での具体的な出来事を思い出し、上司からかけられたひと言が成長のきっかけになったことなどを話すと、聞いている人の心に響きます。

くれぐれも、自慢話や愚痴は控えましょう。別れのスピーチは長くなりがちですが、2～3分を目安に手短にまとめます。

部署異動の心構え①上司や同僚の名前を覚え、わからないことは素直に質問する

異動後、前の職場に顔を出したり連絡したくなったりすることがあるかもしれませんが、これは要注意。後任者からの質問があれば責任をもって対応すべきですが、自身は気持ちを切り替えて新しい職場での仕事に集中しましょう。

新任地では、職場に慣れるためにも、上司や同僚の名前をできるだけ早く覚えましょう。何か教えてもらったら感謝の言葉を伝え、分からないことがあれば素直に質問や相談をすることも大切です。

職場ごとの習慣や恒例行事があれば積極的に参加して、早く職場に馴染むよう努力しましょう。

部署異動の心構え②自分の意見はすぐに言わない

新しい職場に入ると、今までと違うやり方に違和感を覚えたり不合理さを感じたりすることがあるかもしれません。「郷に入っては郷に従え」という言葉の通り、すぐに思ったことを言わないのがスムーズに職場に馴染むコツ。職場に慣れてある程度人間関係ができてから、少しずつ意見を伝えるようにしましょう。

謙虚さと相手の立場や考えを尊重する姿勢を見せれば仕事が円滑に進み、意見も受け入れられやすくなります。

自己紹介を求められる場面もあると思います。新しい職場に少しでも早く溶け込むために、好印象を持ってもらえるような自己紹介を心がけましょう。

異動ですべての縁が切れるわけではありませんし、どこに行っても、きちんと挨拶をして地道に人間関係を築く人が信頼されます。元の部署と新しい職場への心遣いを忘れず、新しい職場にはやく馴染むよう謙虚かつ積極的に仕事に励みましょう。

>>関連記事も読む：第42回　新年度の挨拶＆自己紹介のポイント編

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