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第57回【例文付き】病院見学の流れと申し込みのマナー(電話/メール)

公開日:2021.07.14 更新日:2021.10.14

文:村尾 孝子
薬剤師/医療接遇コミュニケーションコンサルタント

今回から、病院見学に関するマナーについて考えてみます。

就職や転職前に病院見学に行くことを決めたら、まず見学を希望する病院や施設のホームページを確認します。見学できる診療科や見学日時などを案内している場合もありますので、見逃しが無いよう丁寧に確認しましょう。

病院見学の申し込みのマナー

病院見学(施設見学)を申し込むときのマナー

病院見学は必ず事前に申し込みをします。基本的マナーを守って、申し込みましょう。

<申し込むときに気を付けたいポイント>
〇見学の申し込みは余裕をもって行う
〇見学者が集中する期間は、希望日の1~2か月前までに連絡を入れる
〇わからないことがあれば事前に病院に確認しておく

事前申し込みは、病院や施設のホームページから申し込み専用フォームを利用したり、電話やメールで問い合わせたりします。

電話やメールで問い合わせる際は、
〇希望日時(複数、「〇日~〇日」のようにできるだけ多い方がよいでしょう)
〇希望の診療科
〇氏名、住所、電話番号、メールアドレス
等の項目を簡潔に伝えます。

〇見学当日の持ち物
〇見学当日の服装
についても確認するといいでしょう。

具体的に、問い合わせ方法を確認してみましょう。

1.電話で問い合わせる場合

病院見学の申し込みのマナー

あらかじめホームページをチェックし、病院の繁忙時間を避けて電話します。電話を掛ける時間帯は10~11時、14~16時頃がいいでしょう。必ずメモを用意し、電波状況が良く外部の音が入らない静かな場所から電話をかけましょう。

1)まず自分の名前と用件(病院見学を希望していること)を簡潔に伝える
2)希望の日時を伝える(希望の日程を少なくとも3つ以上伝えましょう)
3)当日の持ち物や服装、問い合わせ先や緊急時の連絡先電話番号をたずねる

あなた:お忙しいところ恐れ入ります。〇〇療法士のAと申します。
貴院で病院見学をさせていただけないかと思い、お電話いたしました。
病院受付:Aさんですね。担当の者に代わりますので、少々お待ちください。
病院担当:お待たせいたしました。担当のBです。
病院見学ですね。見学の希望の日程はありますか?
あなた:8月23日から9月3日の間でお願いできればと考えています。
病院担当:わかりました。少々お待ち下さい。
病院担当:お待たせいたしました。8月26日はいかがでしょうか?
あなた:はい、8月26日でお願いします。
病院担当:分かりました。それでは、8月26日の10時に病院にお越しください。
病院につきましたら、受付の者にお名前と病院見学に来た旨をお伝えください。
あなた:かしこまりました。ありがとうございます。
いくつかお伺いさせていただいてもよろしいでしょうか?
病院担当:はい。どうぞ。
あなた:当日必要な持ち物と服装、緊急時のご連絡先を教えていただけますか?
病院担当:当日は、筆記用具を持ってきてください。服装はスーツでお願いします。
遅刻やキャンセルの場合は、○○○-△△△△-○○○○までお電話をお願いします。
あなた:かしこまりました。ありがとうございます。
病院担当:その他になにか質問はありますか?
あなた:いえ、ありません。お忙しいところありがとうございました。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

2.メールで問い合わせる場合

病院見学の申し込みのマナー

伝える内容や問い合わせる項目は電話の場合と同じです。メールでは、文面だけのやりとりになるため、言葉づかいやメールマナーに十分気を付けましょう。

~メールで気を付けるポイント~
1)件名
一目で病院見学の申し込みと分かるように記載する
2)宛名
病院名、担当部署、担当者名を正確に書く。省略したり、「御中」と「様」を併用したりするのは誤り。
例)個人名の場合はフルネームで●●●●様、個人名が分からない場合は、「●●課御中」のように部署名に「御中」をつける
3)本文
「はじめてメールを差し上げます」「突然のご連絡失礼いたします」などの挨拶言葉から書き始める。所属(大学名・学部・学年等)や職種、氏名等を書いて自己紹介する。病院見学を希望していること、希望日時や診療科を記入する。「お手数ですが」「お忙しいとは思いますが」など相手に配慮するひと言を添えて、最後の挨拶言葉を書く。
4)署名
メールの最後に入れる署名には、氏名、住所、連絡先の電話番号、メールアドレスを記載する。

例)
件名:病院見学のお願い
本文:

医療法人〇〇会
〇〇病院
人事部 〇〇 〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。
〇〇療法士の〇〇 〇〇と申します。

貴院のホームページを拝見し、充実した研修制度や教育方針に
大変魅力を感じました。
是非、病院見学をお願いしたく、ご連絡させていただきました。

見学の日程につきまして、誠に勝手ながら
〇月〇日~〇月〇日の間でお願いできればと考えておりますが、
貴院のご都合はいかがでしょうか。
大変お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願いいたします。

氏名:
住所:
電話番号(携帯または自宅番号)
E-mailアドレス:

病院から返信が来たら、内容の確認も含めて、すぐにお礼のメールを送ります。

件名は「Re:」で問題ありません。メール本文には挨拶文と名前を記入した後、「返信に対するお礼」と確認のために「見学日時」を記載してください。

持ち物や服装など、見学当日に関する質問を書き加えるのもいいでしょう。

返信がなかなか来ない場合、先方にメールが届いていないことも考えられます。送信履歴で送信が完了していることを確認してから、電話やメールで問い合わせてみるといいでしょう。

見学希望日まで余裕があるときはメールでも構いませんが、希望日が近い場合は電話で問い合わせるようおすすめします。

申し込みの際は、電話・メールともに基本的なビジネスマナーを守って丁寧な言葉づかいを心がけます。申し込みの段階から、病院側は見学者がどんな人かを見ています。先方に配慮する気持ちを持って、好印象を残せるよう気を付けましょう。

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村尾 孝子(むらお たかこ)

薬剤師、医療接遇コミュニケーションコンサルタント。
株式会社スマイル・ガーデン代表取締役。
薬剤師として総合病院薬剤部、漢方調剤薬局、調剤薬局で20年以上にわたり調剤、患者応対を経験。管理薬剤師として社員の人材育成に注力する。
現在は医療現場経験を活かし、医療接遇コミュニケーションコンサルタントとして活躍中。

マイナビ薬剤師・連載コラムが書籍化された、
「患者さん対応のプロをめざす! 『選ばれる薬剤師』の接遇・マナー」が
2017年7月19日 同文舘出版より発売。

株式会社スマイル・ガーデン : https://smile-garden.jp/
ブログ「いつもワクワク Always Smiling!」: https://smilegrdn.exblog.jp/


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