メールマナー⑭返信メールのルールとマナーについて【第94回】

公開日：2024.09.26

文：村尾孝子
薬剤師／医療接遇コミュニケーションコンサルタント

今回から2回に分けて、返信メールのマナーについて説明していきます。

返信メールの書き方は、これまで説明してきたメール本文の書き方と同様です。ビジネスメールの基本的な型にあわせて書くことで、読みやすくわかりやすいメールになります。

今回は、返信メールで気を付けたいルールとマナーを取り上げてみます。

1）24時間以内に返信する
2）件名の「Re：」は削除せずに残す
3）返信メール作成時の注意点

1）24時間以内に返信する

”24時間以内に返信する“/

メールを受け取ったら、必ず返信するのが基本マナーです。返信メールは、可能な限り早めに送るようにします。遅くともメール受信後24時間以内に返信するよう心がけましょう。

特別な事情がない限り翌日中に返信しますが、休日や週末をはさむ場合、1営業日以内に返信します。

どうしても24時間以内に返信するのが難しい場合もあると思いますが、その際もできるだけ早く、メールを受け取ったお礼と返信が遅くなる旨を相手に伝えます。

すぐに返信できない理由と、いつまでに返信できるかといった期日を忘れずに伝えましょう。

2）件名の「Re：」は削除せずに残す

仕事のメールでは、受信時の件名は変更せずに返信するのがルールです。返信に「Re：」があることで継続したやりとりのある相手からのメールだと一目でわかります。

件名の「Re：」は削除せずに残しますが、やりとりが長引き、「Re：Re：Re：Re：」のように「Re：」がいくつも重複してしまう場合は、「Re：」を1つだけ残して残りの重複分は削除するか、「Re（4）：」のように回数に書き換えても構いません。

本来の件名を変えてしまうと、受け取り側が後で検索しづらくなったり、メール確認がしづらくなったりして、かえって失礼になりかねません。同じ案件についてメールのやりとりを続けている時は、件名を変えないように気を付けましょう。

3）返信メール作成時の注意点

「お礼メール」への返信

相手から感謝の気持ちなどを伝えるお礼のメールをもらったら、必ず返信するのがビジネスマナーです。心を込めて丁寧に返信しましょう。

なお、お礼メールの返信に対して、相手からさらに返信があった場合、新しい用件がなければ返信しなくても構いません。新しい用件が追加されている場合は、メールの内容を確認して返信します。

「返信は不要です」への返信

相手から「返信は不要です」「ご返信には及びません」などと記載されたメールを受け取ることがあります。

この言葉は、「返信してはいけない」という意味ではなく、忙しい相手に対して返信の手間をかけさせないように、という気遣いの表現です。

返信不要と書かれていても、わからないことや返信したほうがいい内容があれば、連絡しても問題ありません。

取引先や上司にあたる人に対しては、「承知しました。今後ともよろしくお願いいたします」「ご連絡いただきまして恐縮です。こちらこそ何卒よろしくお願いいたします」などと短く返信すると、丁寧な気遣いが伝わります。

村尾孝子（むらおたかこ）

薬剤師、医療接遇コミュニケーションコンサルタント。
株式会社スマイル・ガーデン代表取締役。
薬剤師として総合病院薬剤部、漢方調剤薬局、調剤薬局で20年以上にわたり調剤、患者応対を経験。管理薬剤師として社員の人材育成に注力する。
現在は医療現場経験を活かし、医療接遇コミュニケーションコンサルタントとして活躍中。
マイナビ薬剤師・連載コラムが書籍化された、
「患者さん対応のプロをめざす! 『選ばれる薬剤師』の接遇・マナー」が
2017年7月19日　同文舘出版より発売。
株式会社スマイル・ガーデン : https://smile-garden.jp/
ブログ「いつもワクワク Always Smiling！」: https://smilegrdn.exblog.jp/