メールマナー④ビジネスメール本文の正しい書き方・文例【第84回】

公開日：2023.11.29

”メールマナー④ビジネスメール本文の正しい書き方・文例“/

文：村尾孝子
薬剤師／医療接遇コミュニケーションコンサルタント

ビジネスメールを正しく書くことは、社会人として必要なスキルです。
相手にわかりやすく読みやすいメールを送るためにも、ビジネスメール本文の正しい書き方をしっかりと理解しておきましょう。

今回は、ビジネスメールでの「本文の基本的な構成」と「本文の例」について解説します。

本文の基本的な構成と本文の例
メール本文の構成

本文の基本的な構成と本文の例

ビジネスメールには、基本的な「型」があります。ビジネスメールを書く際にはこの「型」を理解することが大切です。基本の型とメールマナーを身につけておくと、メールを書く際に迷わずスラスラ書けるだけでなく、誰が読んでもわかりやすく丁寧なメールになります。

本文は、以下の7項目で構成されます。

1.宛名
2.挨拶
3.名乗り
4.要旨
5.詳細
6.結びの挨拶
7.署名

まずは、メール本文の構成を事例で確認しましょう。

メール本文の構成

①宛名：相手の所属先（組織）名、部署名、役職名、名前を書きます。

②挨拶：用件の前に「挨拶」から始めます。挨拶の有無でメールの印象が大きく変わるため、丁寧な挨拶を心がけましょう。

③名乗り：挨拶に続いて、「所属先（組織）名」＋「名前」を書いて名乗ります。

④要旨：メールを送った目的や概要を簡潔に伝える内容を書きます。

⑤詳細：要旨について、さらに詳しい情報を書きます。相手が理解しやすいように、具体的かつ簡潔に、わかりやすい表現で書きましょう

⑥結びの挨拶：文末の挨拶を忘れずに書きます。状況にあわせてビジネス上の定型文を使いわけるといいでしょう。

⑦署名：自分の「所属先（組織）名」「部署名」「役職名」「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「ホームページURL」など、名刺と同等の情報を記載します。

メールを構成する７項目のいずれか一つでも欠けてしまうと、必要な情報が抜け落ちてしまい、伝えたい内容が伝わらなくなるかもしれません。

相手の状況を思いやり、わかりやすく読みやすいメールにするためにも、基本のパターンとマナーを理解し、良好なコミュニケーションを心がけましょう。

村尾孝子（むらおたかこ）

薬剤師、医療接遇コミュニケーションコンサルタント。
株式会社スマイル・ガーデン代表取締役。
薬剤師として総合病院薬剤部、漢方調剤薬局、調剤薬局で20年以上にわたり調剤、患者応対を経験。管理薬剤師として社員の人材育成に注力する。
現在は医療現場経験を活かし、医療接遇コミュニケーションコンサルタントとして活躍中。

マイナビ薬剤師・連載コラムが書籍化された、
「患者さん対応のプロをめざす! 『選ばれる薬剤師』の接遇・マナー」が
2017年7月19日　同文舘出版より発売。

株式会社スマイル・ガーデン : https://smile-garden.jp/
ブログ「いつもワクワク Always Smiling！」: https://smilegrdn.exblog.jp/