メールマナー③送信者名の設定ポイント、TO.CC.BCCの使い分け【第83回】

公開日：2023.10.25

メールマナー③送信者名の設定ポイント、TO.CC.BCC使い分け

文：村尾孝子
薬剤師／医療接遇コミュニケーションコンサルタント

今回は、ビジネスメールでの「送信者名の設定ポイント」と「TO. CC.BCCの使い分け」について解説します。

社会人として知っておきたいメールマナーを身につけて、自信をもってメールを送れるようになりましょう。

送信者名（差出人）の表示
送信者名（差出人）の設定ポイント
宛先の使い分け～TO.CC.BCC

送信者名（差出人）の表示

メールを受け取った人が最初に見るのは、「件名」と「送信者名」です。信頼できるメールか迷惑メールか、開封するか開封せずに削除するか、などはこの2つで判断されるといってもいいでしょう。

送り主がわからないメールは、受け手が開封するのをためらったり、「なにか問題が起きたらどうしよう？」と不安を感じたりしますから、送信者名はとても重要な役割を担っています。受け手にすぐに開封しよう、優先して対応しよう、と思ってもらえるような送信者名を設定しましょう。

ビジネスメールの送信者名（差出人）は、基本的に「組織名＋名前」で設定します。メールアドレスの持ち主の名前と所属する組織名を設定することで、「どこの誰であるか」を一目で伝えることができます。

送信者名（差出人）の設定ポイント

・名前はフルネームで、所属する組織名も書く
・メールのやり取りが日本語の場合、送信者名は日本語で設定する
（英語名で設定すると、英語が苦手な人は開封しないかもしれません。また、迷惑メールだと思い込んで、読まずに削除するかもしれません）
・メールアドレスを差出人名に使わない
（メールアドレスのみの場合、迷惑メールと思われて削除される可能性が高くなります）

差出人名の良い例・悪い例

〇　マイナビ太郎 (●●病院△△部)
△　マイナビ太郎
×　マイナビ
×　Taro
×　T.M
×　△△部
×　taro@hospital.co.jp

宛先の使い分け～TO.CC.BCC

”宛先の使い分け～TO.CC.BCC“/

メールを送る際は必ず宛先を入力しますが、宛先の設定は3種類あります。

メールが届きさえすればなんでもいいとばかりに使い分けを意識しない人もいるかもしれませんが、CCやBCCの使用にまつわるトラブルは少なくありません。

それぞれの特徴を理解して、正しく使い分けられるようになりましょう。

①TO

主な送信先に対して設定します。「あなたに送っています」という意思を伝えるもので、TOに指定された人はメールの内容を確認して返信する義務があります。

複数のメールアドレスを入力できますが、基本的には一人だけを指定することが多いです。

②CC

Carbon Copy（複写）の略です。「TOに設定した人に送った内容を念のために見てほしい」という意思を伝えるもので、情報共有や状況確認してほしい人に使います。TOに設定された人と同じ内容のメールが届きますが、返信義務はありません。

一般的に、複数人で連絡確認をおこなう場合など、TO以外の人にもメールの内容を伝える必要があるときに使用します。

注意点としては、 CCに複数人のメールアドレスを設定すると、CCに設定された人同士はメールアドレスが表示される状態になるため、個人情報流出につながるリスクがあります。

③BCC

Blind Carbon Copy（見えない複写）の略です。TOやCCに入れた人からは、BCCに入れたメールアドレスは見えません。

BCCは、「TOやCCに設定した人にメールアドレスを開示したくない場合」に使います。CCとBCCはどちらも複写ですが、違いは「TOやCCに設定した人からメールアドレスが見えるか見えないか」です。

BCCにメールアドレスを設定すると、受け手は自分だけにメールが送信されているように見えるため、同じ内容のメールを複数人に送信しても、お互いにメールアドレスが見えることはありません。BCCに設定された人は、CC同様、返信義務はありません。

BCCを使う際の注意

TOとCCでは、メールを受け取ったすべての人にそれぞれのメールアドレスが見えます。しかしBCCの場合、TOやCCに設定された人はBCCの人がメールを受け取ったことを知らないため、BCCで受け取った人がTOやCCの人に返信してしまうとトラブルになりかねません。

BCCを使う際は、メールアドレスが個人情報であることを忘れないよう十分注意しましょう。

村尾孝子（むらおたかこ）

薬剤師、医療接遇コミュニケーションコンサルタント。
株式会社スマイル・ガーデン代表取締役。
薬剤師として総合病院薬剤部、漢方調剤薬局、調剤薬局で20年以上にわたり調剤、患者応対を経験。管理薬剤師として社員の人材育成に注力する。
現在は医療現場経験を活かし、医療接遇コミュニケーションコンサルタントとして活躍中。

マイナビ薬剤師・連載コラムが書籍化された、
「患者さん対応のプロをめざす! 『選ばれる薬剤師』の接遇・マナー」が
2017年7月19日　同文舘出版より発売。

株式会社スマイル・ガーデン : https://smile-garden.jp/
ブログ「いつもワクワク Always Smiling！」: https://smilegrdn.exblog.jp/