メールマナー①メールマナーの基本【第81回】

公開日：2023.08.29　更新日：2023.09.08

メールマナー①【第81回】

文：村尾孝子
薬剤師／医療接遇コミュニケーションコンサルタント

今回から、ビジネスメールの正しい書き方とマナーについて解説します。一般のビジネスパーソンほどではないかもしれませんが、セラピストもメールを使う機会が増えていると思います。医師やコメディカル、患者さん、業者さん等との業務上の連絡に使うほか、転職活動時もメールの使用は必須でしょう。

しかし、ビジネスメールの正しい書き方やメールマナーを知らないと、相手に用件がうまく伝わらなかったり、意図せずに相手を不快な気持ちにさせてしまったりするかもしれません。基本的な書き方のほか、ビジネスメールの注意点など、社会人として知っておきたいメールマナーを身につけて、いつでも自信を持ってメールを使えるようになりましょう。

メールマナーの基本

”メールマナーの基本“/

（１）ビジネスメール利用時に必要な３つのスキル

メールはとても便利なツールですが、ビジネスでメールを使う場合、メリットとデメリットを理解しておく必要があります。

「コストがかからない」「すぐに届く」「時間と場所を選ばない」などのメリットがある一方で、「一度送ったら取り消せない」「微妙なニュアンスが伝わりにくい」「相手の反応が分からない」等のデメリットもあります。

これらを理解した上で、ビジネスメールに必要なスキルを考えてみましょう。

①基本ルールとマナー：ビジネスメールでは、一般的な基本ルールとマナーを守ることが大切です。
②効率化：セラピストは施術に集中することが重要ですから、メールの作成等に時間がかかりすぎると、本来やるべき業務に支障をきたしかねません。メールの作成や送受信では、極力無駄を省いて効率化を意識しましょう。
③気遣い・思いやり：メールは通信手段の一つですが、相手にきちんと用件が伝えられるよう気遣いや思いやりが欠かせません。気持ちよくコミュニケーションができるよう、メールの書き方などを工夫しましょう。

（２）メールを使う前のチェックポイント

コミュニケーションの手段としてよく使われるものは、メールのほかに、対面で話す、電話やFAX、手紙やビジネス文書などいろいろあります。メールを使う前に、重要度・緊急度・相手との関係・内容の質と量・相手の状況などを考えて、最も適したツールは何か？を判断することが大切です。

たとえば、遅刻した時の職場への連絡は、メールより電話の方が適しています。謝罪の場合、先方を訪問して面会するのがベストでしょう。

相手がどのような状況にいるのか、メールを読める環境にいるのか等々も検討したうえで、ツールの一つとして適切に使い分けて欲しいと思います。

村尾孝子（むらおたかこ）

薬剤師、医療接遇コミュニケーションコンサルタント。
株式会社スマイル・ガーデン代表取締役。
薬剤師として総合病院薬剤部、漢方調剤薬局、調剤薬局で20年以上にわたり調剤、患者応対を経験。管理薬剤師として社員の人材育成に注力する。
現在は医療現場経験を活かし、医療接遇コミュニケーションコンサルタントとして活躍中。

マイナビ薬剤師・連載コラムが書籍化された、
「患者さん対応のプロをめざす! 『選ばれる薬剤師』の接遇・マナー」が
2017年7月19日　同文舘出版より発売。

株式会社スマイル・ガーデン : https://smile-garden.jp/
ブログ「いつもワクワク Always Smiling！」: https://smilegrdn.exblog.jp/