メールマナー⑤正しい宛名の書き方を解説～院外宛【第85回】

公開日：2023.12.28

文：村尾 孝子
薬剤師／医療接遇コミュニケーションコンサルタント

今回からメール本文に必要な7項目について、ひとつずつ詳しく解説していきます。

メール本文は、7項目で構成されます。

① 宛名
② 挨拶
③ 名乗り
④ 要旨
⑤ 詳細
⑥ 結びの挨拶
⑦ 署名

今回は、①宛名（院外宛）について取り上げます。

宛名は本文の1行目に書きます。メールを開けて最初に見るのが「宛名」ですから、宛名でメールの第一印象が決まると言ってもいいでしょう。メールの宛先が院外の方か院内の方かで、宛名の書き方は異なります。今回は院外宛の宛名の書き方について考えてみます。

１．基本の書き方（相手が一人の場合）

院外に向けて1人に送るときは、以下の内容を記載します。

●病院・会社名
●部署名
●役職名（肩書き）
●相手の氏名
●敬称

例）○○病院のリハビリ部長にメールを送信する場合

○○病院
リハビリ部　部長
マイナビ太郎様

初めてメールを送る場合や、宛先の方と十分な関係性が築けていない場合は、相手の病院（会社）名や名前を省略せず、必ずフルネームで書くことで、相手に対してより丁寧な印象を与えられます。相手と親しくなったり関係性が築けたりしたら、株式会社を省略して（株）にしたり、名前を名字だけにしたりしてもいいでしょう。

２．宛名が複数名（連名）の場合

複数名に対してメールする場合、「様」は全員の名前のあとに必ず記載します。「○○様、△△様、●●様」と書くことで、全員に対して敬意を示すことができます。次のような書き方がありますから、状況にあわせて使い分けましょう。

①名前を横に並べて記載する

例）

○○病院　○○部
□□様、△△様、●●様

②名前を縦に並べて記載する

例）

○○病院　○○部
□□様
△△様

③TOとCCとに記載する

例）

○○病院　○○部
□□様
（CC:△△様、●●様）

名前は横並びでも縦並びでも構いませんが、順番は必ず役職（立場）が上の人から記載します。役職者が複数の場合は役職が高い順に書きましょう。

３．4名以上の団体に送る場合

院外の大勢の方に向けて送る場合は、以下のようにまとめて記載します。

「御中」は病院や会社など団体や組織につける敬称です。同じ組織に所属する複数の相手や、同じ仕事に関係している複数の相手に送る場合は、「皆様方」「皆様」の敬称である「各位」を使うといいでしょう。

①多人数にメールを送る場合

例）

病院・会社名のみの場合

〇〇病院御中
〇〇株式会社各位

病院・会社名＋部署名の場合

〇〇病院 〇〇部御中
〇〇株式会社　〇〇部各位

同じ組織に所属する複数の相手に送る場合

○○委員会 担当各位

同じ仕事に関係している複数の相手に送る場合

関係各位

②複数の組織の担当者にメールを送る場合

複数の組織の担当者にメールを送る場合は、宛名を組織ごとに分けて書きます。

例）

AA病院　〇〇様、△△様
BB病院　□□様

院外の関係者との円滑なコミュニケーションには、本文やメールの内容を読んでもらうことが必須です。病院名、所属部署や肩書きはもちろん、名前の漢字が間違っている、敬称が付いていない、などの宛名では、肝心の本文・内容を読む前に相手の気分を害してしまうかもしれません。

院外宛のメールで迷うことがないように、正しい宛名の書き方を覚えましょう。

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