メールマナー⑤正しい宛名の書き方を解説~院外宛【第85回】
公開日:2023.12.28
文:村尾 孝子
薬剤師/医療接遇コミュニケーションコンサルタント
今回からメール本文に必要な7項目について、ひとつずつ詳しく解説していきます。
メール本文は、7項目で構成されます。
② 挨拶
③ 名乗り
④ 要旨
⑤ 詳細
⑥ 結びの挨拶
⑦ 署名
今回は、①宛名(院外宛)について取り上げます。
宛名は本文の1行目に書きます。メールを開けて最初に見るのが「宛名」ですから、宛名でメールの第一印象が決まると言ってもいいでしょう。メールの宛先が院外の方か院内の方かで、宛名の書き方は異なります。今回は院外宛の宛名の書き方について考えてみます。
1.基本の書き方(相手が一人の場合)
院外に向けて1人に送るときは、以下の内容を記載します。
●部署名
●役職名(肩書き)
●相手の氏名
●敬称
例)○○病院のリハビリ部長にメールを送信する場合
リハビリ部 部長
マイナビ太郎様
初めてメールを送る場合や、宛先の方と十分な関係性が築けていない場合は、相手の病院(会社)名や名前を省略せず、必ずフルネームで書くことで、相手に対してより丁寧な印象を与えられます。相手と親しくなったり関係性が築けたりしたら、株式会社を省略して(株)にしたり、名前を名字だけにしたりしてもいいでしょう。
2.宛名が複数名(連名)の場合
複数名に対してメールする場合、「様」は全員の名前のあとに必ず記載します。「○○様、△△様、●●様」と書くことで、全員に対して敬意を示すことができます。次のような書き方がありますから、状況にあわせて使い分けましょう。
①名前を横に並べて記載する
例)
□□様、△△様、●●様
②名前を縦に並べて記載する
例)
□□様
△△様
③TOとCCとに記載する
例)
□□様
(CC:△△様、●●様)
名前は横並びでも縦並びでも構いませんが、順番は必ず役職(立場)が上の人から記載します。役職者が複数の場合は役職が高い順に書きましょう。
3.4名以上の団体に送る場合
院外の大勢の方に向けて送る場合は、以下のようにまとめて記載します。
「御中」は病院や会社など団体や組織につける敬称です。同じ組織に所属する複数の相手や、同じ仕事に関係している複数の相手に送る場合は、「皆様方」「皆様」の敬称である「各位」を使うといいでしょう。
①多人数にメールを送る場合
例)
病院・会社名のみの場合
〇〇株式会社各位
病院・会社名+部署名の場合
〇〇株式会社 〇〇部各位
同じ組織に所属する複数の相手に送る場合
同じ仕事に関係している複数の相手に送る場合
②複数の組織の担当者にメールを送る場合
複数の組織の担当者にメールを送る場合は、宛名を組織ごとに分けて書きます。
例)
BB病院 □□様
院外の関係者との円滑なコミュニケーションには、本文やメールの内容を読んでもらうことが必須です。病院名、所属部署や肩書きはもちろん、名前の漢字が間違っている、敬称が付いていない、などの宛名では、肝心の本文・内容を読む前に相手の気分を害してしまうかもしれません。
院外宛のメールで迷うことがないように、正しい宛名の書き方を覚えましょう。
村尾 孝子(むらお たかこ)
薬剤師、医療接遇コミュニケーションコンサルタント。
株式会社スマイル・ガーデン代表取締役。
薬剤師として総合病院薬剤部、漢方調剤薬局、調剤薬局で20年以上にわたり調剤、患者応対を経験。管理薬剤師として社員の人材育成に注力する。
現在は医療現場経験を活かし、医療接遇コミュニケーションコンサルタントとして活躍中。
マイナビ薬剤師・連載コラムが書籍化された、
「患者さん対応のプロをめざす! 『選ばれる薬剤師』の接遇・マナー」が
2017年7月19日 同文舘出版より発売。
株式会社スマイル・ガーデン : https://smile-garden.jp/
ブログ「いつもワクワク Always Smiling!」: https://smilegrdn.exblog.jp/
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